Você já ligou para uma empresa e foi atendido por um telefonista que te deixou com a impressão de estar conversando com um amigo? Aquela sensação de ser valorizado e de ter suas dúvidas solucionadas rapidamente?
Essa experiência — que parece simples — é resultado de um trabalho cuidadoso e de um profissional altamente qualificado. Quer dizer, mais de 30% dos clientes valorizam um bom atendimento quando o profissional de suporte é amigável, segundo o relatório CX Trends.
Ou seja, a figura do telefonista, muitas vezes subestimada, é fundamental na imagem de uma empresa, sendo a primeira linha de contato com seus clientes. Então, quer entender mais sobre o assunto? Continue com a gente e veja:
- Qual é a função de telefonista nas empresas?
- Benefícios de ter um telefonista profissional
- Como escolher o telefonista certo para sua empresa
Qual é a função de telefonista nas empresas?
O telefonista é a voz da empresa, o primeiro contato que muitos clientes, parceiros e fornecedores têm. Assim, as principais responsabilidades de um telefonista incluem:
- Atendimento telefônico – atender ligações com cordialidade e profissionalismo, resolvendo dúvidas e direcionando as chamadas para os setores responsáveis;
- registro de informações – anotar recados, mensagens e dados importantes, garantindo que nada se perca;
- suporte administrativo – realizar pequenas tarefas administrativas, como coletar informações e organizar documentos;
- uso de ferramentas tecnológicas – utilizar sistemas de gestão e outras ferramentas para otimizar o trabalho;
- representação da imagem da empresa – como o primeiro ponto de contato, o telefonista deve refletir os valores da empresa por meio de um atendimento simpático, proativo e eficiente.
Benefícios de ter um telefonista profissional
Um telefonista profissional é um investimento que gera um grande retorno para a sua empresa. Os principais benefícios envolvidos são:
Primeira impressão impecável
Um telefonista bem treinado sabe como transmitir profissionalismo e cordialidade desde o primeiro contato, garantindo uma excelente primeira impressão.
Por exemplo, sabe quando você liga para uma empresa e o telefonista, em vez de apenas atender o telefone, demonstra interesse genuíno em ajuda? Já pensou como isso pode impactar a percepção do cliente sobre sua empresa?
Melhora na imagem da empresa
Um atendimento de qualidade reflete diretamente na imagem da sua empresa, transmitindo confiança e credibilidade. Por exemplo, suponha que um cliente ligue chateado, insatisfeito com um serviço ou produto.
Se o telefonista souber ouvir e resolver rapidamente, o cliente pode sair satisfeito e impressionado com a atenção recebida. Em outras palavras, isso tende a transformar uma situação negativa em uma oportunidade de fidelizar o público.
Otimização do tempo da equipe
Ao centralizar as ligações, o telefonista libera os demais colaboradores para se dedicarem a outras atividades, aumentando a produtividade da equipe.
Aumento da satisfação do cliente
Clientes bem atendidos tendem a ser mais fiéis e a indicar a sua empresa para outras pessoas. Até porque, quem não gosta de ser tratado com respeito e eficiência, especialmente quando precisa de ajuda?
Isso é ainda mais importante em um mundo onde, na correria do dia a dia, as pessoas raramente têm tempo para se conectar de forma genuína. Então, percebe como um bom profissional pode ser um dos seus diferenciais competitivos?
Redução de erros
Um profissional qualificado sabe como registrar informações de forma precisa, evitando erros e retrabalho. Afinal, imagine o perrengue que seria se um cliente tivesse que ligar novamente porque o recado foi anotado errado, por exemplo. Isso causa atraso e deixa uma impressão negativa da empresa.
Atendimento personalizado
Um bom telefonista é capaz de identificar as necessidades de cada cliente e oferecer um atendimento personalizado, aumentando o engajamento.
Por exemplo, ele pode oferecer soluções rápidas e práticas para um cliente que precisa de uma resposta imediata. Por outro lado, ele dedicaa mais tempo para explicar detalhes a um cliente que busca informações mais aprofundadas.
Resolução de problemas
Muitas vezes, o telefonista consegue resolver problemas simples, como dúvidas sobre produtos ou serviços, evitando que o cliente precise escalar o problema para outros setores.
Como escolher o telefonista certo para sua empresa?
Escolher o profissional certo envolve uma análise das habilidades técnicas e encontrar alguém capaz de representar sua empresa positivamente. Assim, os principais pontos a considerar são:
Habilidades de comunicação clara
O telefonista deve ser capaz de se comunicar de forma clara e objetiva, evitando mal-entendidos e garantindo que a mensagem seja passada corretamente. Uma boa comunicação também envolve escuta ativa, para entender bem as necessidades dos clientes e direcioná-los da melhor forma.
Paciência e empatia
Em situações desafiadoras, como quando um cliente está insatisfeito ou precisa de uma solução urgente, o telefonista precisa demonstrar paciência e empatia. Log,o saber lidar com reclamações e entender a situação do cliente ajuda a manter a calma e a confiança do cliente.
Ajuste à cultura da empresa
Por fim, o telefonista deve ter o perfil alinhado à cultura da empresa. Se a sua empresa preza pela cordialidade, eficiência e profissionalismo, o telefonista precisa refletir esses valores no atendimento.
Treinamento Contínuo e adaptação
É importante que o profissional tenha acesso a treinamento contínuo, para se manter atualizado sobre os serviços e produtos da empresa, além de melhorar suas habilidades.
Ao optar pela terceirização do serviço de telefonista, sua empresa pode garantir que os profissionais designados sejam constantemente treinados e atualizados. Afinal, empresas especializadas em terceirização investem em treinamento contínuo.
Contrate um telefonista terceirizado para a sua empresa
Então, entendeu a importância de um telefonista? Ele é a primeira linha de contato com os clientes. Logo, ao escolher a pessoa certa, você investe na experiência do público, fortalece a credibilidade da marca e contribui para a fidelizar e satisfazer o público.
Sendo assim, solicite um orçamento conosco! Oferecemos soluções completas em Recepção e Portaria para você ter um telefonista — e outros profissionais. Ao terceirizar essas funções, sua empresa ganha em produtividade, reduz custos e assegura um atendimento de qualidade.
